Glamur svadba ili drama u tri čina?

Kada bi pravili listu deset svadbi koje smo organizovali a kojih se najčešće setimo, za jedno od prvih bi se, sasvim izvesno, borila svadba Slavice i Miloša. Beogradski par sa njujorškom adresom poverio nam je zadatak da organizujemo njihovo venčanje u Srbiji. Ni prvi ni poslednji klijenti iz inostranstva, rekao bi neko sa manje iskustva. Kakva bi to zamka bila!

Posle 16 godina u ovom poslu i više hiljada svadbi u prstima znamo da je pretpostavka greška koja može skupo da košta. Zlatno pravilo našeg posla glasi: ništa ne podrazumevajte i ne pretpostavljajte. Dakle, širom otvorenih očiju i ušiju uvek. Svaka nova svadba jedinstven je projekat koji ima svoje zakonitosti, procese, zamke i izazove.

Kakav je plan?

Osnova koncepta koji su naši klijenti želeli bio je vrhunski organizovan, sofisticiran svadbeni hepening koji mora da bude poseban na nekoliko nivoa:

Inspirativna lokacija
Posebna estetika dekoracije, menija, posuđa, enterijera
Nesvakidašnja estetika svadbene torte
Dodatni audio, vizuelni i svetlosni efekti
Različiti muzički repertoari
Scenario za kreiranje foto i video zapisa
Posebna režija svadbene proslave u svim fazama

Dakle, nova avantura u Arkadia svesci „Svi naši mladenci“. Ne znajući, kao ni sa jednom prethodnom svadbom, gde će nas sve to odvesti, krenuli smo po onoj biblijskoj „na početku beše reč“ u opsežnu, višemesečnu komunikaciju i konsultaciju sa mladencima.

Trodnevni hepening

Svaki organizator venčanja zna da su datum, lokacija i broj zvanica osnovni elementi svadbenog projekta. Ako taj triling već na početku nije dobro definisan on lako postaje Bermudski trougao u kojem nam preti opasnost da potonemo, a svadba, umesto zadovoljstva, preraste u stres i fijasko. Zato ovim pitanjima prilazimo kao diverzanti, beskompromisno i nepopustljivo. Kada to pitanje sa klijentom „zatvorimo“, onda prelazimo na ostale detalje.

Savršena lokacija tražena je mesecima, a prvobitni se koncept menjao uz našu podršku, kroz objašnjenja „zašto nešto ne može“ i „zbog čega nešto nije u skladu“ sa osnovnom idejom glamura i rafinmana koju smo dobili zadatak da stvorimo. Ova faza „napred-nazad“ zna da bude teška, jer zahteva ozbiljne pregovaračke sposobnosti. Uveriti klijenta zašto nešto nije dobro za njega iako to silno želi, a da pri tom ne pomisli da „terate vodu na svoju vodenicu“ moguće je samo ukoliko ste profesionalac. Tako smo pristupili celom zadatku pa je naš tim obišao, fotografisao i snimio više crkava, restorana i sala za venčanja. Konačna odluka pala je na trodnevni svadbeni pir koji se odigrao na tri različite lokacije.

Od Ružice do Subotice

Prvog dana obavljeno je crkveno venčanje u crkvi Ružici na Kalemegdanu. Organizovanim prevozom zvanice su potom prevezene do Savamale, na svadbeni banket u rafiniranom enterijeru restorana Salon 1905. Sve je praćeno diskretnom muzikom, pretežno džez i bluz standardima. Drugi, centralni svadbeni dan odigrao se u vinariji Zvonko Bogdan, nadomak Subotice. Boho Bar na Malom Kalemegdanu izabran je za lokaciju trećeg dana svadbe i njenu relaksiranu, popodnevno-večernju završnicu, u formatu neobaveznog „community“ događaja sa zalaskom sunca nad Dunavom i panonskom ravnicom kao pozadinom.

A sad… spektakl!

Najveći organizacioni izazov bio je drugi dan svadbe, koji se odigrao na platou ispred zgrade vinarije „Zvonko Bogdan”. Održavanje bilo kog događaja na otvorenom noćna je mora za organizatore. Onaj ko pristane da pravi svadbu pod nebeskim šarom posebna je vrsta entuzijaste i avanturiste. Morate mnogo da znate, još više da hoćete, beskrajno da volite svoj posao, a ni zrno ludosti nije na odmet kad pristajete na svoje sopstvene predloge. Ovakav projekat zahteva mesece planiranja koncepta i izvođenje brojnih „grubih radova sive faze u mnogo koraka“, uklapanje u budžet i želje klijenta, s sve to uz povoljne vremenske prilike koje samo možete da priželjkujete jer nikako nisu pod kontrolom.

Samo su nam „muke po matičaru“ trajale nedeljama. Da li subotički ili beogradski matičar, koji je slobodan baš tog dana, može li da dođe na lokaciju zajedno sa svatovima ili će se organizovati poseban prevoz samo za njega? Sada kada je sve iza nas, u moru svih ostalih detalja, jurnjava oko matičara nije ništa drugo do simpatična trivia koje se rado setimo. A takvih detalja bilo je dna desetine.

Akcioni plan svadbe pod bačkim nebom razvijan je po principu „korak po korak pa još 5 unapred“ u tri ključna pravca:

Lista svega što se nosi iz Beograda na lokaciju (do šibice )
Lista koraka za upravljanje rizikom i taktike prevazilaženja
Lista scenarija za plan B

Vinarija „Zvonko Bogdan“ nalazi se na mestu gde postoji neprestano blago strujanje vazduha koje, čak i po najlepšem vremenu, može da preraste u ozbiljan vetar. Vođeni osnovnim zahtevom klijenta „sve samo ne obično“ Arkadi tim osmislio je posebnu konstrukciju koju je trebalo napraviti, dopremiti i postaviti na plato ispred zgrade vinarije. Istovremeno je trebalo obezbediti da se tegovi i ojačanja za delove konstrukcije ne vide pošto zabijanje šipova u zemljište nije dolazilo u obzir. Bilo je jasno da, ukoliko je ono što je „iza paravana“ vidljivo mladencima i gostima, onda organizator nije postigao efekat zbog kojeg je angažovan, a klijent nije dobio šta je želeo.

Celokupna konstrukcija morala je da bude otporna na pomenuti vetar koji ima naviku da iznenada poseti „salaše na severu Bačke“, a pri tome bude izrađena tako da sačuva eleganciju pažljivo kreirane dekoracije koja je na sred otvorenog prostora dočaravala atmosferu raskošne banket sale sa visećim lusterima od kristala. Pri čemu se sve postavlja naravno na dan svadbe, pošto se prethodnog u vinariji bila druga svadba, do sitnih sati ujutru.

Pripreme su bile u samoj završnici kada je u posetu vinariji došao gospodin Marfi. Džabe naše gledanje u prognoze, nebo, retrogradnog Merkura i kigaku. Svega četiri sata pre početka ceremonije olujni oblaci nadvili su se nad „Zvonka“. Pokisnu li stolnjaci, pribor, cvetna i ostala dekoracija, sedalice i muzička oprema, znali smo da od svadbe nema ništa, pa makar posle potopa granulo sunce.

Upravo ovakav i njemu slični krizni momenti jesu tačka na kojoj se vidi „ono nešto više i bolje“ što donosi mladencima saradnja sa Arkadia timom. Na tom mestu „kad hoćeš komplikovano i specijalno“ – baš tu na scenu stupa naša mantra o „5 koraka unapred“. Posebno kreirani najloni, osmišljeni nedeljama unapred, postavljeni su preko čitave konstrukcije pre nego što je pala i jedna kap kiše. Trka sa vremenom u ovakvom scenariju često je „mission impossible“ u najavi ali iskustvo, brzina i koordinacija tima i ovog puta je omogućila da izbegnemo katastrofu. Zaštita scenografije urađena je munjevito „pre roka“ što je sprečilo da se od vetra koji je doneo kišonosne oblake napravi „jedro“ koje bi na brisanom prostoru moglo da oduva konstrukciju, celokupan set ap i sve nas zajedno. Samo bi nam falili kišobrani u stilu Meri Popins.

Kako stojimo sa brojkama

Visina konstrukcije iznosila je 2,5 m
Svadba se odigravala na 1000 m2 prostora vinarije
Arkadia ekipa je radila od 5 časova ujutru na dan svadbe do 8 časova ujutru sledećeg dana
27 sati trajao je radni dan i sve je nakon svadbe vraćeno u stanje „ ništa se nije desilo“
23 člana tima postavljalo je scenografiju u vinariji
14 članova tima je uklanjalo scenografiju i pakovalo je nazad u vozila
1 veliki kamion, 3 kombija i 4 automobila dopremili su materijal iz Beograda i vratili ga nazad
Preko 400 razmenjenih mejlova sa klijentom
Preko 2000 razmenjenih WhatsApp poruka

Šta smo naučili?

Svadba u vinariji omogućila nam je da podignemo naša znanja i veštine na viši nivo. Uvideli smo da su kapaciteti tima i njegova rešenost da se uhvati u koštac sa izazovima nemerljivi. Otišli smo „sa one strane duge“, zakoračivši na nepoznat teren gde je jedina opcija bila svadba pod nebom, čak i u slučaju da se dogodi kiša. Sve vreme smo nastojali da napravimo „korak više“, pa se tako rodila ideja da i na snimku dronom „iz ptičje perspektive“ cela scenografija izgleda kao da je „iz časopisa“.

Profesija organizatora venčanja laicima izgleda zanimljiva i kreativna, prepuna lepih emocija, brojnih poznanstava i zabave. Šta se krije iza zavese – to znaju samo oni koji se ovim poslom bave. Količina truda, rada, energije, nervoze i rizika iza jedne „svadbe iz snova“ meri se količinom naših neprospavanih noći. Nekih svadbi ne bi ni bilo da ih nismo planirali u nekoliko scenarija. A mi samo tako umemo, da damo sve od sebe. Profesionalno i ljudski.

Često puta kažemo da nikad više nećemo nešto da dozvolimo i prihvatimo. Toga se držimo samo do nove svadbe i novih mladenaca. Naš posao je da njihovo venčanje pretvorimo u jednu od najlepših uspomena života. Mi se sa tuđim uspomenama ne igramo.